Optimizacija poslovnih prostorov je predvsem usmerjena v razmislek, kaj so resnično poslovno potrebni prostori in kaj ne. Hkrati velja poskusiti tudi s pregovori za znižanje najemnine. Morda pa je najboljša rešitev selitev.
Pisarne, ki se uporabljajo za skladišča, sodijo na druge precej cenejše lokacije. Velike sejne sobe in podobni skupinski prostori so pogosto zelo slabo izrabljeni, zato je morda smiselno njihovo oddajanje. Veliko je mogoče narediti tudi z optimizacijo delovnega prostora zaposlenih, kajti arhitekti lahko bistveno izboljšajo uporabnost prostorov. Za običajno pisarniško delo običajno zadostuje že pet kvadratnih metrov talne površine. Na tehtnico je treba vedno znova dajati stroške in koristi, ki jih dosegamo s tem, ko zasedamo določene poslovne prostore na določeni lokaciji. |
| Arhitekti lahko občutno izboljšajo uporabnost poslovnih prostorov. |
Kdaj je smiselna selitev
- Previsoke najemnine in stroški: najemnine pisarniških prostorov so se v zadnjem času vendarle prilagodile presežni ponudbi (nezasedenosti) in opazno padle, najemne pogodbe pa so pogosto dolgoročne (deset in več let) s fiksno najemnino. Slaba energetska bilanca stavbe občutno zviša stroške ogrevanja in hlajenja. Najemnino pogosto zvišuje še pavšalno prištevanje drugih stroškov, povezanih s skupnimi prostori.
- Neustrezna velikost prostorov, ki je povezana s spreminjajočim obsegom poslovanja.
- Neprimerna lokacija: premajhna prometnost ljudi, dostop z avtom in tovornjakom. V nekaj letih se mikrolokacija lahko povsem spremeni.
- Dotrajanosti zgradbe ali neprimerne opremljenosti: amortizacijska doba zgradb je sicer zelo dolga, običajno 30 let, vendar današnje oblike poslovanja občutno odstopajo od tistih iz preteklosti.
- Podjetjem, ki imajo neposredni stik s strankami (gostinske, kozmetične, obrtniške storitve, trgovine), lahko nova lokacija tudi ob enaki najemnini prinese večje prihodke in prepoznavnost.
Selitvene ovire
Glavni zadržek pri odločanju o zamenjavi poslovnih prostorov so stroški in čas. Sama selitev ljudi, opreme in pohištva še ni tako velik problem, enako ne manjša storilnost zaposlenih v tednih pred in po selitvijo. Niti zamenjava poštnega naslova ni večji strošek.Selitve so najpogosteje težavne predvsem zaradi tehničnih zapletov pri prenosu informacijske tehnologije. Pri finančnih družbah zaradi večjih zahtev po varnosti nastanejo dodatni stroški in dolgotrajnejši proces. Tudi v drugih primerih, kjer mora sistem delovati neprekinjeno, so stroški selitve lahko precej višji od običajnih.
Sicer pa je velikokrat treba vračunati tudi stroške dvojne najemnine, navadno se sklene najemna pogodba za nove prostore pred samim začetkom poslovanja v prostorih. Za podjetje, ki nima posebnih varnostnih ali IT-zahtev in v svojih prostorih nima stika s strankami, bi bila selitev na enako dobro lokacijo in v primerljive prostore upravičena že za minimalno, denimo deset odstotkov nižjo najemnino in nižje stroške.
Kako si znižati najemnino
Razmere na najemnem trgu poslovnih prostorov so se zadnja leta toliko spremenile, da je smiselno poskusiti najemodajalca prepričati o znižanju najemnine. Na pogajanja je dobro priti s konkurenčnimi ponudbami. Pogosto najemodajalci ne želijo razmišljati o pravih vrednostih svojih nepremičnin in šele ob konkurenčnih ponudbah priznajo upravičenost znižanja najemnin.V poslovnem svetu so najemne pogodbe sklenjene praviloma za daljše obdobje. V teh so navadno določeni tudi višina najemnine in pogoji za njeno spreminjanje. Če niso, je sprememba najemnine možna le ob soglasju obeh pogodbenih strank. Zato je toliko bolj pomembno, da zberemo vse argumente. Izredne odpovedi namreč potekajo prek sodišča in so dolgotrajne.