Kako velike poslovne prostore kupiti ali najeti

Kako velike poslovne prostore najeti, kaj šele kupiti, je pogosto zelo velika težava podjetij. Če so preveliki, so stroški z nezasedenostjo, če pa premajhni, so stroški z vnovično selitvijo.

Težava je v tem, ker podjetja enostavno ne morejo dobro predvideti, koliko zaposlenih bodo imela čez dve leti, pet let ali zelo oddaljenih 10 let. Poslovno okolje je namreč postalo tako dinamično (tako rekoč nobena panoga ni več imuna na disrupcijo), da je to postal velik izziv tudi za podjetja, ki imajo utečene posle. Mlada podjetja pa niti ne vedo, kako jim bo posel sploh stekel.
Na drugi strani so predvsem ponudniki prvorazrednih poslovnih prostorov (pisarn) v položaju, ko lahko zahtevajo čim daljše najemne pogodbe - seveda si želijo tudi čim večje najemnike. Pri nas se je namreč trg pisarniških prostorov po nedavni krizi toliko prečistil in okrepil, da je zdaj v Ljubljani  težko najti prvorazredne pisarne, zlasti manjših kvadratur (pod 200 m2).
Novi modeli napovedovanja
Že deset ali 20 let stare analize kažejo, kako so se podjetja motila pri napovedovanju potreb po delovnih mest. Danes ni nič drugače - zaradi dinamičnega poslovnega okolja kvečjemu še slabše. Podjetja vedno znova podcenjujejo zahtevnost napovedi glede poslovnih prostorov. 
Za grobi občutek, za koliko denarja gre, če se zmotite pri napovedi. Strošek pisarniškega mesta na zaposlenega (15 m2): pri poceni pisarni, ki ima 7 evrov najemnine in tri evre stroškov, je letni strošek 1.800 evrov; pri dobrih prostorih s 15 evri najemnine in tremi evri stroškov, pa je letni strošek za enega zaposlenega že prek 3.200 evrov.
Na razvitih nepremičninskih trgih se iščejo rešitve v »data miningu« in niso redki, ki pravijo, da bo to nova nepremičninska revolucija. Če bodo podjetja znala bolje načrtovati potrebe po poslovnih prostorih, bodo namreč njihovi prihranki enormni, s tem pa tudi njihova konkurenčnost na trgu.
V podjetjih zdaj pogosto načrtuje tako: prihodki bodo letno rasli denimo po petodstotni stopnji, kar pomeni slabih deset odstotkov več poslovnega prostora. V prihodnje pa se bo v modele (algoritem) vneslo bistveno več podatkov, zlasti iz okolja, od napovedi za celotno gospodarstvo, panogo, nepremičninskih poslov konkurence, poslov in gibanja na lokalnem nepremičninskem trgu, trendov na kadrovskem trgu, razvoju tehnologije…
Nepremičninska prožnost
Na razvitih nepremičninskih trgih se zdaj hitro krepi ponudba coworking poslovnih prostorov, za katere se ne odločajo le startup podjetja, temveč tudi utečena in velika podjetja, ki se želijo hitro prilagajati razmeram v svoji panogi. S stroškovno optimizacijo pri poslovnih prostorih si krepijo svojo konkurenčnost na trgu. O coworkingu v Sloveniji si več lahko preberete tudi v tem članku.
Hitra vselitev in izselitev
Temu se prilagajajo tudi najemodajalci. Ne gre le za to, da ponujajo kratkoročne najeme in primerno opremljene prostore. Pomembno je, da ponujajo cel sklop storitev, ki najemniku omogočajo, da se hitro vseli in izseli. IT najemanja prostorov (uporabniška izkušnja, plačevanje…), brez nepotrebnih administrativnih postopkov (dolgih primopredajnih zapisnikov…).
Prožnost je unovčljiva
Če si naši najemodajalci poslovnih prostorov, ki imajo veliko povpraševanja, zdaj želijo predvsem velike in dolgoročne najemnike, bi lahko razmišljali tudi v nasprotni smeri – o prožnosti najema poslovnih prostorov. Torej o kratkoročnih najemih in manjših kvadraturah. In zakaj bi si naložili veliko dodatnega dela z migracijo najemnikov? Zato, ker so slednji pripravljeni plačati višjo najemnino. Vprašanje je namreč, kaj je za najemnike večji strošek, napačna ocena potreb po poslovnih prostorih, ali pa višja najemnina.
Podobna dilema je na strani najemodajalca, ali bo z višjo najemnino za prožne poslovne prostore zaslužil več, kot bo imel dodatnega dela in tveganj. Kar zadeva pogosti pomislek glede naše pravne varnosti pri izselitvi slabih najemnikov poslovnih prostorov, bi verjetno bilo več težav z dolgoročnimi najemniki. Prožni najemniki so v tujini res prožni, pridejo in gredo. Ne vem, zakaj naši startupi ali podjetja, ki začasno najamejo dodatne prostore, ne bi šla ven.

Ponudba poslovnih prostorov se spreminja (foto: Alex Kotliarskyi on Unsplash)