Sejne sobe so najpogosteje največji nepotreben strošek s pisarniškimi poslovnimi prostori. Čeprav imajo zaposleni občutek, da so vedno zasedene, ko jih rabijo, so v resnici zelo neizkoriščene.
Podatki iz ZDA, kjer s poslovnimi prostori upravljajo precej bolj premišljeno kot pri nas, kažejo, da so sejne sobe v povprečju zasedene le 30-odstotno. Če ta odstotek spremenino v strošek, potem dobimo zanimiv rezultat: če vzamemo, da je v Ljubljani mesečni strošek pisarniškega kvadratnega metra 13 evrov (najemnina plus stroški) in da je sejna soba velika 20 kvadratnih metrov, potem je njen letni strošek 3.120 evrov. In če je neizkoriščena 70 odstotkov časa, potem ima podjetje skoraj 2.200 evrov nepotrebnega stroška s poslovnimi prostori. Toliko izgubi le pri eni, dokaj majhni sejni sobi, kakšen je šele ta strošek, če jih ima več in večje.Zakaj so sejne sobe prazne
Razloge za neizkoriščenost sejnih sob je iskati predvsem na dveh področjih:- IT podpori njihovega koriščenja,
- neustreznem tlorisu poslovnih prostorov.
Za rezervacijo termina uporabe sejne sobe se uporabljajo enostavni in neprilagojeni IT programi (razni koledarji, denimo Google, Outlook) ali celo papirnati seznami na vratih. Glavna težava je, ker se oboji ne ažurirajo. Ker ti niso praktični za uporabo, se tako zgodi, da sestanek odpade, pri čemer nihče ne odpove rezerviranega termina, ali pa je sestanek končan po 20 minutah, preostalih 40 minut pa je sejna soba prazna. Na videz prazne sejne sobe noče zasesti nekdo drug in s tem tvegati, da ga bodo sredi sestanka metali ven, saj ne ve, ali je "resnično" prazna.
Časovna optimizacija
Sodobna programska oprema (seveda tudi na telefonu) vključuje tudi senzor, ki zaznava, ali je kdo v prostoru in on-line spremlja zasedenost sejne sobe. Če je rezervacija narejena za določeno uro in je 15 minut zatem prostor še vedno prazen, potem takšen IT sprosti termin in lahko pride nekdo drug. Z zbiranjem podatkov se seveda lahko optimizira prostor, saj potem vemo kdaj in kako je zasedena sejna soba.Prostorska optimizacija
In tu pridemo do druge težave s sejnimi sobami, te so namreč pogosto neustrezne velikosti in vse pogosteje tudi neoptimalno opremljene. Če v sejni sobi za 10 do 15 ljudi zvečine sedijo dva ali trije, potem imamo seveda problem. V istem terminu bi se v podjetju odvili še trije podobni sestanki, pa ni ustreznega prostora in potem se udeleženci dobijo na mestih, kjer druge zaposlene motijo pri delu. Hkrati pa vodstvo podjetja posluša pripombe, da nimajo dovolj sejnih sob in da se nimajo kje sestati s svojimi strankami. Vodstvo se brani, da je dovolj sejnih sob in ne zazna, da jim morda manjka le nekaj boksov, kjer bi bilo mogoče organizirati mini sestanke.Zato velja dobra razmisliti in analizirati (zbrati podatke), koliko sejnih sob resnično rabimo in kako naj bodo velike. Pri tem je treba upoštevati tudi potrebe po tehnološki opremljenosti, saj je ta za učinkovitost določenih sestankov zelo pomembna.
 |
| Letni strošek 20 m2 velike sejne sobe je prek 3.000 evrov, zato jo velja dobro izkoristiti. (foto: blogPROSTOR.si, poslovni prostori družbe Optiweb) |
Preberite tudi:
Zakaj bi sedeli le na enem stolu
Kaj morate paziti pri prenovi poslovnih prostorov
Kakšni bodo poslovni prostori v prihodnje
Intervju: Z dobrimi pisarnami se produktivnost zveča tudi do 30 odstotkov